Combien coûte une tenue de livres au Québec ?

Les fourchettes du marché

La plupart des cabinets québécois ne publient pas leurs prix. Ceux qui le font, et les comparateurs qui recensent des mandats réels, convergent vers des chiffres assez stables.

Fourchettes relevées parmi les tarifs publiés en ligne par des cabinets et teneurs de livres québécois. Elles excluent la préparation des déclarations de revenus de société, qui se facture séparément par un CPA.

Les quatre choses qui déterminent votre prix

1. Le volume de transactions

C'est le facteur dominant, et de loin. Une transaction, c'est une ligne à votre relevé bancaire ou de carte, une facture de fournisseur, ou une facture client. Un consultant incorporé qui facture trois clients par mois et paie six dépenses génère peut-être 15 transactions. Un petit commerce avec des dépôts quotidiens, des fournisseurs et une carte de crédit d'affaires en génère facilement 150.

Méfiez-vous d'un prix annoncé sans volume associé. « 199 $ par mois » ne veut rien dire si on ne vous dit pas combien de transactions c'est censé couvrir. C'est la première question à poser.

2. Le nombre de comptes à concilier

Un compte d'entreprise et une carte, c'est simple. Trois comptes bancaires, deux cartes, un compte PayPal et un terminal de paiement, c'est quatre fois le travail — pas parce qu'il y a plus de transactions, mais parce que chaque source doit être rapprochée séparément.

3. La paie

La paie ne se mesure pas en transactions et se facture presque toujours à part. Un seul employé payé aux deux semaines représente 26 paies par année, des remises de retenues à la source à Revenu Québec et à l'Agence du revenu du Canada chaque mois, puis les relevés 1 et les T4 en février. Les services spécialisés facturent typiquement des frais de base mensuels plus un montant par employé par paie.

4. L'état de départ de vos livres

C'est le poste le plus souvent sous-estimé. Si votre comptabilité est à jour, la mise en place prend quelques heures. Si elle a un an de retard, il faut d'abord rattraper avant de pouvoir tenir. Le rattrapage se facture normalement à l'heure, et c'est normal : personne ne peut fixer un forfait sans savoir ce qu'il y a dans la boîte.

Forfait mensuel ou taux horaire ?

Pour une PME qui démarre, le forfait mensuel est presque toujours préférable, pour une raison simple : il rend votre coût prévisible et il vous enlève la gêne de poser des questions.

Au taux horaire, chaque courriel que vous envoyez a un coût potentiel, et la plupart des entrepreneurs finissent par ne plus rien demander. C'est exactement l'inverse de ce dont on a besoin quand on démarre. Le taux horaire reste pertinent pour les travaux ponctuels : un rattrapage, une reprise d'historique, une mise en place.

Ce qui devrait être inclus, et ce qui ne l'est pas

Un forfait de tenue de livres complet devrait normalement comprendre :

• la conciliation de vos comptes bancaires et de vos cartes ;
• la saisie et le classement des dépenses et des factures de fournisseurs ;
• la facturation et le suivi des comptes clients ;
• la préparation et la production de vos déclarations de TPS et de TVQ ;
• un rapport mensuel de vos revenus, dépenses et soldes ;
• un dossier structuré remis à votre comptable en fin d'exercice.

Ce qui ne devrait pas être inclus, et qui ne l'est presque jamais :

• la déclaration de revenus de votre société — c'est le travail de votre CPA ;
• les états financiers audités ou faisant l'objet d'un examen — ces missions sont réservées aux membres de l'Ordre des CPA ;
• la planification fiscale et le choix de votre structure corporative.

Les trois questions à poser avant de signer

Combien de transactions le forfait couvre-t-il, et que se passe-t-il si je dépasse ? Un fournisseur sérieux a une réponse chiffrée. S'il n'en a pas, le dépassement finira par arriver, et la conversation sera désagréable.

Est-ce que la fin d'année de paie est incluse ? Les relevés 1 et les T4 sont un bloc de travail concentré en janvier et février. Certains les incluent, d'autres les facturent séparément. Les deux approches sont légitimes — il faut juste le savoir d'avance.

Y a-t-il un engagement, et comment on se quitte ? Un bon fournisseur n'a pas besoin de vous attacher. Demandez aussi ce qui arrive à vos données si vous partez : elles vous appartiennent, et vous devriez pouvoir les récupérer au complet.