Ma comptabilité a deux ans de retard. Que faire ?

Ce qui se passe pendant que rien ne se fait

Le retard comptable n'est pas un problème d'ordre ou de propreté. Il produit des conséquences concrètes, et elles s'accumulent.

Les taxes que vous avez perçues ne vous appartiennent pas

Quand vous facturez la TPS et la TVQ, vous les percevez au nom des gouvernements. Si vous ne produisez pas vos déclarations, ces sommes restent dans votre compte et donnent l'illusion d'une trésorerie que vous n'avez pas. Des intérêts et des pénalités s'ajoutent aux montants dus, et les taux d'intérêt sont révisés périodiquement. Plus le temps passe, plus l'écart entre ce que vous croyez avoir et ce que vous devez se creuse.

Les retenues à la source sont traitées encore plus sévèrement

Si vous avez des employés, les sommes retenues sur leur paie doivent être remises selon un calendrier strict. Les retards de remise de DAS sont parmi les manquements les plus lourdement sanctionnés, et selon les circonstances, les administrateurs d'une société peuvent en être tenus personnellement responsables. Si c'est votre situation, c'est par là qu'il faut commencer.

Vous pilotez à l'aveugle

Sans livres à jour, vous ne savez pas si vous faites de l'argent. Beaucoup d'entrepreneurs découvrent après coup qu'un contrat qu'ils croyaient rentable ne l'était pas, ou qu'un client leur doit de l'argent depuis huit mois.

Vos options se ferment

Une demande de marge de crédit, une subvention, l'arrivée d'un associé, la vente de l'entreprise : tout ça exige des chiffres. Sans livres, il faut d'abord rattraper, et l'occasion est souvent passée.

Par où commencer, dans l'ordre

1. Rassemblez, sans trier

   Les relevés bancaires et de cartes de crédit de toute la période, vos factures de vente, vos factures de fournisseurs, et l'accès à votre logiciel comptable s'il en existe un. N'essayez pas de classer quoi que ce soit — c'est le travail de la personne qui rattrapera, et un tri fait de bonne foi mais mal fait coûte plus de temps qu'il n'en sauve.

2. Identifiez les urgences réglementaires

   Retenues à la source non remises, déclarations de TPS/TVQ en retard, avis reçus de Revenu Québec ou de l'Agence du revenu du Canada. Ces éléments passent avant le reste, parce que ce sont les seuls dont le coût augmente chaque mois.

3. Faites évaluer l'ampleur avant de vous engager

   Un professionnel sérieux regarde vos relevés, compte le volume réel, et vous donne une estimation en heures avec un plafond. Fuyez quiconque annonce un prix sans avoir rien regardé, dans un sens comme dans l'autre.

4. Rattrapez du plus ancien au plus récent

   Les soldes d'ouverture de chaque période dépendent de la période précédente. Commencer par le mois dernier parce qu'il paraît plus urgent oblige à tout refaire ensuite.

5. Mettez en place le mensuel tout de suite après

   C'est l'étape qu'on saute, et c'est pour ça que le même client rappelle deux ans plus tard avec le même problème. Le rattrapage est une dépense ponctuelle ; la tenue mensuelle est ce qui fait qu'elle ne revient pas.

Combien ça coûte

Le rattrapage se facture à l'heure, parce que personne ne peut fixer un forfait sans savoir ce qu'il y a dans la boîte. Au Québec, les taux horaires publiés pour la tenue de livres vont couramment de 75 à 150 $ de l'heure. Le mien est de 50 $.

Le nombre d'heures dépend de trois choses : le volume de transactions sur la période, le nombre de comptes à rapprocher, et la qualité de ce que vous pouvez fournir. Un dossier où tous les relevés bancaires sont disponibles en format numérique avance beaucoup plus vite qu'un dossier reconstitué à partir de papiers manquants.

Exigez un plafond. Une estimation en heures assortie d'un engagement à ne pas dépasser sans votre accord écrit : c'est ce qui transforme une dépense inquiétante en dépense décidée.

Est-ce que je peux le faire moi-même ?

Oui, techniquement. Si votre volume est faible, que vos relevés sont tous accessibles et que vous avez du temps devant vous, un rattrapage d'une année est faisable en autodidacte.

Deux réserves, honnêtement. D'abord, le rattrapage est la partie la plus difficile de la tenue de livres — c'est celle où il faut reconstituer, retrouver, et décider quoi faire avec ce qui manque. Commencer par là quand on n'a jamais tenu de livres, c'est l'apprentissage dans les pires conditions. Ensuite, si des déclarations de taxes ou des remises de DAS sont en retard, une erreur de rattrapage se transforme en déclaration erronée, ce qui est un problème différent et plus coûteux que le retard initial.

Cette page donne de l'information générale et ne constitue pas un avis fiscal ou juridique. Les conséquences d'un retard dépendent de votre situation particulière ; pour les questions fiscales, consultez un comptable professionnel agréé.